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Encaissements : la Mutuelle de Poitiers Assurances choisit Orone

SAP

le spécialiste de la gestion dématérialisée des documents et moyens de paiements accompagne la Mutuelle de Poitiers Assurances dans la mise en œuvre d’une nouvelle solution et infrastructure lui permettant d’industrialiser et de sécuriser la gestion de ses chèques et TIP SEPA.

Assureur mutualiste depuis 1838, la Mutuelle de Poitiers propose notamment propose une gamme complète de produits d’assurance (habitation, auto, santé, prévoyance, loisirs, etc.) pour les particuliers et les professionnels. Aujourd’hui, la Mutuelle de Poitiers Assurances, c’est plus de 1 000 acteurs au service de ses 466 000 assurés avec plus de 800 personnes sur le terrain réparties sur 57 départements.

« La Mutuelle de Poitiers reçoit chaque année plus de 125 000 TIP et 310 000 chèques suite à l’envoi des appels à cotisation, détaille Luc Rivault, responsable du service comptabilité. Les TIP étaient envoyés quotidiennement au prestataire en charge de leur traitement. Ce processus pouvait être à l’origine de retard de traitement voire de perte de documents. »

« La volonté de réduire les risques a conduit la Mutuelle de Poitiers à repenser son organisation en s’appuyant sur un système de nouvelle génération permettant la digitalisation et une traçabilité de bout en bout du processus, poursuit Luc Rivault. Il n’est plus nécessaire d’envoyer de documents papier : la Mutuelle de Poitiers gère désormais toutes les opérations en interne, de la numérisation des pièces jusqu’à l’envoi des fichiers vers la banque

Après un pilote en septembre 2018, le nouveau dispositif a été généralisé en janvier 2019 avec une production à grande échelle. Cette mise en œuvre se positionne donc comme un succès opérationnel et permet à l’équipe en charge des encaissements (quatre personnes) de gagner en fiabilité, en sécurisation, en productivité et en confort de travail.

Pour la mutuelle, les bénéfices liés à l’utilisation de la solution Wecheck sont nombreux :

  • Une traçabilité sur l’ensemble du processus
  • Une meilleure productivité des équipes
  • Des délais de traitement et d’encaissement des TIP SEPA et chèques raccourcis
  • Un meilleur accès aux documents et opérations depuis une interface simple à utiliser
  • Des coûts largement optimisés

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