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Les nouvelles solutions Sharp pour la maîtrise de l’usage des MFPs en entreprise

Malgré l’émergence des technologies numériques, les documents imprimés restent des supports fondamentaux de la communication en entreprise. Dans les faits, il est encore nécessaire d’imprimer ou de copier certains types de documents afin de faciliter le travail des collaborateurs au quotidien : supports de communication interne, factures, e-mails, comptes-rendus, documents de travail, manuels, etc.

A ce titre, les documents physiques et électroniques coexistent dans l’entreprise et chaque collaborateur communique grâce à un savant mélange de ces 2 types de support.

Très souvent, la gestion des copies et des impressions est laissée à l’initiative de chaque département, ou de chaque bureau. Par conséquent, dans un contexte de rationalisation des coûts de plus en plus présent, peu d’entreprises ont une vision globale et précise de l’usage des systèmes multifonctions par les collaborateurs et donc, des coûts générés par les documents produits.

Ainsi, même si des politiques d’impression sont mises en place dans l’entreprise, ces dernières ne s’avèrent efficaces que si elles sont orchestrées par des solutions de gestion et de contrôle pertinentes. Dans ce contexte, les dirigeants d’entreprise ou les administrateurs réseaux sont à la recherche d’outils leur permettant de maîtriser l’usage des systèmes multifonctions présents dans l’entreprise.

Il convient alors de leur proposer une solution qui ne limite en rien les fonctionnalités délivrées par leurs systèmes multifonctions et qui permet de répondre conjointement à leurs principales problématiques, à savoir, la rationalisation des coûts liés à l’usage des systèmes multifonctions, l’amélioration de la productivité des collaborateurs, la sécurisation des documents et enfin la réduction de l’impact environnemental.

Sharp propose désormais les solutions Sharp MXSW301 Kayleigh et Sharp MXSW302 Kayleigh SP, solutions développées par Sharp et dédiées au contrôle d’accès, à la gestion de flux et à la comptabilisation des travaux réalisés sur les systèmes Sharp.

Ces solutions complètes utilisent la technologie Sharp OSA et sont basées sur 5 axes majeurs :

  • Le contrôle d’accès centralisé aux imprimantes et aux systèmes multifonctions Sharp
  • La comptabilisation centralisée de l’ensemble des travaux (copies, impressions réseau, numérisations et impressions depuis le disque dur)
  • La gestion centralisée des coûts analytiques générés par les systèmes multifonctions Sharp
  • La gestion centralisée des droits affectés à chaque utilisateur
  • L’accès à des données statistiques sur l’utilisation de chaque système multifonction Sharp

Ces nouvelles solutions Sharp sécurisent de manière optimale l’accès aux systèmes multifonctions Sharp grâce à l’authentification des utilisateurs, par badge ou via la combinaison d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe renseignés à partir du panneau de commandes du système.

Elles offrent également une parfaite objectivité dans la collecte des informations, grâce à l’affichage d’un journal comptable procurant une vision immédiate de l’activité de l’ensemble des imprimantes et des systèmes multifonctions Sharp et du coût analytique de production documentaire engendré par type de travail, utilisateur ou MFP Sharp. Depuis un simple navigateur Internet, l’administrateur réseau peut afficher et exporter le journal comptable des travaux effectués ainsi que des statistiques de volumétrie.

Les solutions Sharp MXSW301 Kayleigh et MXSW302 Kayleigh SP permettent une valorisation réaliste des travaux réalisés, sur la base de coûts analytiques clairement identifiés et grâce à la mise en place de profils de coûts appliqués à des utilisateurs et/ou des services dans l’entreprise. De manière à responsabiliser les différents utilisateurs, les solutions MXSW301 Kayleigh / MXSW302 Kayleigh SP offrent la possibilité d’attribuer à chaque utilisateur un crédit en euros, automatiquement débité au fil des travaux effectués.

Grâce à l’affichage du crédit restant sur le panneau de commandes du système multifonction Sharp, chaque utilisateur est conscient du crédit dont il dispose avant d’entreprendre un travail et peut ainsi réguler de lui même sa consommation, limiter le nombre d’impressions couleur, le nombre d’exemplaires copiés…

Pour permettre la limitation automatique des abus et la régulation des dépenses, les solutions MXSW301 Kayleigh et MXSW302 Kayleigh SP autorisent la mise en place de règles d’utilisation par utilisateur et/ou par service dans l’entreprise.

Enfin, afin d’éviter que des documents imprimés ne soient jamais récupérés par les utilisateurs et restent sur les plateaux de sortie des imprimantes et des systèmes multifonctions, la solution Sharp MXSW302 Kayleigh SP offre la fonctionnalité « Impression maintenue ». Celle-ci permet l’impression sécurisée à la demande et donne la possibilité aux utilisateurs de libérer leurs impressions depuis n’importe quel système multifonction Sharp connecté.

Pour les dirigeants de l’entreprise, ces nouvelles solutions Sharp apportent de réels bénéfices en permettant :

  • la maîtrise des coûts analytiques liés à l’usage des systèmes multifonctions Sharp
  • la responsabilisation de chaque utilisateur et la limitation de leurs dépenses grâce à l’attribution d’un crédit individuel en euros
  • la mise en place de moyens pour permettre à l’entreprise de mener des actions concrètes dans le cadre de sa politique environnementale

Les directions financières des entreprises seront quant à elles séduites par :

  • la limitation des abus et la régulation des dépenses
  • la réduction du gaspillage de papier et de toner grâce à la suppression programmée des impressions non récupérées
  • la valorisation des différents travaux établie sur la base du coût analytique de production
  • la juste imputation des coûts analytiques et la refacturation des consommations par utilisateur ou par MFP

Pour les administrateurs réseau, ces nouvelles solutions Sharp apportent une réelle valeur ajoutée, notamment grâce à :

  • la centralisation de la gestion des comptes utilisateur et le gain de temps dans l’attribution des profils
  • la simplicité dans la gestion et la configuration de l’outil au quotidien, entre autres grâce au support LDAP (Windows Active Directory et OpenLDAP)
  • le respect des impératifs de maîtrise des coûts analytiques
  • la sécurisation des accès aux imprimantes et systèmes multifonctions Sharp
  • l’utilisation des analyses statistiques permettant de veiller à l’utilisation optimale des imprimantes et des systèmes multifonctions

Sharp MXSW301 Kayleigh et MXSW302 Kayleigh SP sont des solutions adaptées aux besoins de nombreux secteurs d’activités dont l’éducation (écoles, collèges, lycées…), les services administratifs du secteur public (mairies, préfectures…), les services d’ordre public (hôpitaux, bibliothèques…), les cabinets d’avocats, comptables, architectes, centres d’affaires…etc. Plus globalement, les solutions Sharp MXSW301 Kayleigh et MXSW302 Kayleigh SP répondent aux attentes des entreprises de toute taille qui souhaitent suivre et contrôler l’activité copie, impression et numérisation de leurs imprimantes et systèmes multifonctions Sharp et en contrôler l’accès tout en offrant un éventail de fonctionnalités adapté aux utilisateurs.

Grâce aux solutions MXSW301 Kayleigh et MXSW302 Kayleigh SP, Sharp apporte à ses clients une réponse complète, simple et personnalisée à leurs besoins de maîtrise des coûts liés à l’usage des systèmes multifonctions Sharp.


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